Meldregeling misstanden

Op basis van de Wet bescherming klokkenluiders heeft AutiTalent onderstaande meldregeling vastgesteld en verstrekt aan de bij hem werkzame personen. Deze procedure stelt werknemers in staat in een vroegtijdig stadium melding te doen en draagt bij aan het adequaat reageren hierop door AutiTalent. AutiTalent streeft in dat kader naar een open cultuur, waarbij integriteit en het elkaar aanspreken op gedrag gestimuleerd en op prijs gesteld wordt.

Artikel 1 – algemeen

Deze meldregeling is bedoeld voor het melden van het vermoeden van een misstand, waarbij het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden en het maatschappelijk belang in het geding is. Deze meldregeling is niet bedoeld voor (individuele) arbeidsconflicten, het melden van persoonlijke klachten over aangelegenheden in verband met de verrichte arbeid en/ of beloning, het uiten van kritiek op de door AutiTalent gemaakte (beleids)keuzes en/ of voor het behalen van persoonlijk gewin.

Artikel 2 – Begripsbepalingen

In deze meldregeling wordt verstaan onder:

1. werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht (zoals een uitzendkracht, zzp’er of leverancier);
   
2. werkgever: AutiTalent, welke krachtens arbeidsovereenkomst arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten (zoals een opdrachtgever);
   
3. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer, dat sprake is van een misstand voor zover:
   • het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een andere onderneming. Op redelijke gronden betekent dat de werknemer de situatie zelf heeft gezien of meegemaakt, of stukken zoals foto’s, documenten of e-mails in bezit heeft; én
   • het maatschappelijk belang in het geding is bij:
     • de schending van een wettelijk voorschrift;
     • de schending of een gevaar voor schending van het Unierecht;
     • een gevaar voor de volksgezondheid;
     • een gevaar voor de veiligheid van personen;
     • een gevaar voor de aantasting van het milieu;
     • de schending van interne regels van de werkgever;
     • een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
4. melder: degene die een melding doet van een vermoeden van een misstand
5. vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de onderneming van de werkgever te fungeren en die door een werknemer in vertrouwen kan worden geraadpleegd over een vermoeden van een misstand;
6. direct leidinggevende: degene die is aangewezen als de relatiemanager van de werknemer;
7. hoogste leidinggevende: de persoon met de dagelijkse leiding over de onderneming van de werkgever (oftewel directielid);
8. externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van een misstand bij te doen.

Artikel 3 – Interne melding

1. Een werknemer kan de vertrouwenspersoon in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand en verzoeken om informatie, advies en ondersteuning.
   
2. De werknemer met een vermoeden van een misstand kan daarvan melding doen bij de direct leidinggevende (relatiemanager) of hoogste leidinggevende (directielid) binnen AutiTalent. Indien de betreffende werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de direct of hoogste leidinggevende bij de vermoede misstand is betrokken, kan de melding ook worden gedaan bij de vertrouwenspersoon.
   
3. De werknemer kan op de volgende wijze melden:
   • Schriftelijk via brief of e-mail;
   • Mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of
   • Op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie.
4. Meldingen die telefonisch of in een gesprek worden gedaan, worden geregistreerd middels een audio-opname (met voorafgaande instemming van de melder) of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. De melder krijgt de gelegenheid om de schriftelijke weergave van een gesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen.
   
5. De werknemer die voor AutiTalent werkzaam is bij een andere onderneming, en bij de betreffende andere onderneming in aanraking gekomen is met het vermoeden van een misstand, kan daarvan melding doen bij de betreffende andere onderneming. De werknemer informeert de directe of hoogste leidinggevende binnen AutiTalent hierover.

Artikel 4 – Procedure na de interne melding

1. De ontvanger van de melding draagt zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan in een register, inclusief een beschrijving van de melding en de datum waarop deze is ontvangen.
   
2. De werknemer ontvangt binnen zeven dagen na ontvangst van zijn melding een ontvangstbevestiging.
   
3. De hoogste leidinggevende onderzoekt of de melding betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.
   
4. Indien de hoogste leidinggevende besluit om een externe instantie van de interne melding op de hoogte te stellen ontvangt de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan en/of het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
   
5. Indien de hoogste leidinggevende besluit een onderzoek in te stellen wordt dit uitgevoerd door onafhankelijke en onpartijdige onderzoekers en niet door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand. De melder wordt hier onverwijld schriftelijk over geïnformeerd. De onderzoekers stellen de melder en andere betrokkenen in de gelegenheid te worden gehoord en stellen een concept onderzoeksrapport op. De melder wordt in de gelegenheid gesteld daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.  
   
6. De werknemer krijgt binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging informatie over de beoordeling van de melding, de verdere behandeling van de melding, de bevindingen van het onderzoek dan wel de toelichting voor het achterwege laten van een onderzoek, en tot welke (vervolg)stappen de melding heeft geleid.  

Artikel 5 – externe melding

1. De werknemer kan direct extern melding maken van een vermoeden van een misstand.
   
2. De werknemer dient de externe melding te doen bij het Huis voor klokkenluiders of bij een door wet aangewezen bevoegde autoriteit. Zie voor meer informatie: Externe meldkanalen | Wet bescherming klokkenluiders.
   
3. De werknemer kan ook na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand alsnog een externe melding doen.

Artikel 6 – Bescherming tegen benadeling

1. Indien de melder, te goeder trouw en met inachtneming van de bepalingen in deze meldregeling, melding maakt van een vermoeden van een misstand zal AutiTalent de melder op geen enkele wijze benadelen.
   
2. AutiTalent draagt er zorg voor dat collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert.
   
3. Indien de melder van mening is dat er sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon informeert de hoogste leidinggevende hierover.
   
4. AutiTalent zal ook andere betrokkenen op geen enkele wijze benadelen, waaronder, maar niet beperkt tot, de vertrouwenspersoon en/ of de onderzoekers.

Artikel 7 – Vertrouwelijkheid

1. AutiTalent draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. AutiTalent behandelt de haar ter kennis gekomen gegevens vertrouwelijk en verwerkt deze – voor zover toegestaan – in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming en overige relevante wetgeving.
   
2. AutiTalent draagt er zorg voor dat diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn de identiteit van de melder niet bekend maken zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.