AutiTalent is van oudsher gespecialiseerd in het digitaliseren van dossiers en archieven. Wij geloven niet in een standaard aanpak. Samen met u kijken we welke digitaliseringsaanpak het beste bij uw organisatie past. En dat betekent keuzes maken. Op deze pagina lichten we enkele keuzes toe en informeren we u over onze aanpak.

Een goed begin is het halve werk
Voordat u keuzes maakt in aanpak en uitvoering, is het van belang om stil te staan bij onderstaande vragen. De antwoorden zijn op elk moment in het keuzetraject van belang en geven ons een goed beeld van uw situatie.

  • Wat is de aanleiding voor digitalisering? Ruimtebesparing, digitale uitwisseling, een nieuw softwarepakket, substitutie?
  • Hoe en hoe vaak worden de digitale bestanden straks gebruikt? Wie hebben inzage?
  • Wat is de staat van de dossiers? Is er sprake van uniformiteit in indeling, vervuiling, incompleet of schaduwdossiers, afwijkende formaten?
  • Is er een lijst aanwezig met metadata van de te scannen dossiers?
  • Worden de fysieke dossiers na scannen gearchiveerd of vernietigd?
  • Hoe gaan nieuwe stukken in de toekomst gedigitaliseerd worden?
  • Wat is de tijdsplanning en het beschikbare budget?
  • Is de OR betrokken?

Niveau van digitalisering
Een van de eerste keuzes die gemaakt moet worden is op welk niveau de dossiers gedigitaliseerd gaan worden. Er zijn drie niveaus van digitalisering: een pdf per dossier, per tab of per document. Meestal wordt er gekozen voor een tussenvorm, zoals een pdf per tab en enkele veel geraadpleegde documenten of met een specifieke bewaartermijn als aparte pdf.

Schermafbeelding 2015-06-23 om 14.08.47

Elk niveau heeft zijn voor- en nadelen, oftewel past beter of minder bij uw situatie. Wij zullen dit schetsen aan de hand van twee praktijkvoorbeelden.

Bedrijf X had de uitdrukkelijke wens om haar personeelsdossiers op documentniveau te scannen, zodat de historie op dezelfde manier als toekomstige documenten ontsloten zou zijn. De documentomschrijving en documentdatum is wel algemeen gehouden. Na een testscan is besloten om de diploma’s en afgelopen arbeidscontracten wel in één pdf te scannen, omdat dit anders een veelvoud aan documenten zou opleveren wat het systeem er niet overzichtelijker op zou maken. Bovendien kan men nu snel het juiste document vinden door te scrollen in het document (of te zoeken op een specifiek woord), in plaats van elk document afzonderlijk te moeten openen. Diverse documenten zijn niet gescand omdat ze niet meer relevant zijn of de bewaartermijn verlopen is.

Bedrijf Y was op zoek naar een kostenefficiënte manier om hun archief met ruim 5000 personeelsdossiers te scannen. Een pdf per document was daardoor niet aan de orde. Aangezien de dossiers zeer diverse tabindelingen hadden door eerdere fusies, is er besloten om te scannen als één pdf per dossier. In het digitale personeelsdossier is hiervoor een apart documenttype aangemaakt, qua toegang afgeschermd voor medewerkers, zodat er geen inhoudelijke controle per blaadje nodig was. De laatste arbeidsovereenkomst en functioneringsgesprekken zijn apart gescand, omdat deze veelvuldig geraadpleegd worden. In het restant dossier kan men snel en gericht zoeken op alle getypte tekst. Indien nodig kan men pagina’s uit deze pdf nog verwijderen of toevoegen. Vanaf nu gaat het bedrijf haar nieuwe stukken op documentniveau scannen en ontsluiten. Dit wordt door een AutiTalent medewerker gedaan.

Uw dossiers helemaal op orde
Digitalisering kan een mooie gelegenheid zijn om uw dossiers helemaal op orde te brengen. In het verleden zijn dossiers wellicht op verschillende wijze beheerd of er zijn schaduwdossiers bijgehouden. Aangezien onze medewerkers bijna elk blaadje door hun handen laten gaan, kunnen er tegelijkertijd opschoningen en controles worden uitgevoerd. De hoeveelheid extra werk die dit met zich meebrengt is afhankelijk van het niveau van digitalisering.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • controle op verplichte aanwezigheid of geldigheid van documenten
  • samenvoegen van dossiers of dubbelen verwijderen
  • controle op documenten in verkeerde dossier
  • verwijderen van vertrouwelijke, niet-relevante of ongewenste documenten
  • herindelen van dossier in uniforme tabindeling
  • chronologisch ordenen.

Scanspecificaties
Wij hanteren enkele standaard scanspecificaties zoals dubbelzijdig scannen, automatische herkenning van paginaformaten en verwijdering van blanco achterkanten. Voordat wij een offerte uitbrengen, zullen we nog enkele andere keuzes met u doorlopen:

  • scannen van afwijkende formaten zoals post-its en A3 of groter
  • zwart-wit of kleur scannen
  • Optical Character Recognition (OCR)
  • kwaliteit van scannen (resolutie/dpi)
  • import in softwaresysteem of oplevering op gegevensdrager (mappenstructuur en naamgeving bestanden)
  • bestandsformaat (PDF of PDF/A).

Scannen op uw locatie
AutiTalent is één van de weinige partijen die op uw locatie kan scannen. Het voordeel hiervan is dat uw dossiers te allen tijden beschikbaar blijven en er altijd afstemming mogelijk is over uitzonderingen in de dossiers. U houdt hierdoor goed zicht op het proces en bent verzekerd van het beste resultaat. Bovendien wordt uw maatschappelijke betrokkenheid, door de inzet van mensen met autisme, zichtbaar binnen uw organisatie.

Wij nemen onze eigen hoog-volume scanners mee en kunnen deze aansluiten op onze laptop of uw netwerk-pc. Wij zorgen ervoor dat onze medewerkers zelfstandig op uw locatie kunnen werken. Uw begeleiding blijft beperkt tot de beantwoording van inhoudelijke vragen over de dossiers. Tenzij u compleet ontzorgd wilt worden en ook dit onderdeel aan ons wilt uitbesteden.

Daarnaast kan AutiTalent het scanwerk meenemen naar een externe scanlocatie. In dat geval verzorgen wij het transport van de dossiers en maken we afspraken over (spoed)opvragingen van dossiers.

Meer informatie
Wilt u meer informatie over digitalisering en onze aanpak?
Neem dan contact op met Marjolein Vermeer door te bellen naar 06 – 21 40 04 66 of stuur een e-mail naar marjolein.vermeer@autitalent.nl.